Cette formation montre en vidéo comment importer des données bancaires dans Pilot4Pro.

Deux parties sont à votre disposition :

  • La première montre une vidéo sur comment l’import s’effectue, sur base d’un fichier de démo;
  • La deuxième comprend un texte expliquant comment configurer l’import pour que Pilot4Pro comprenne comment interpréter vos propres données;

 

L’import de données bancaires est la première étape pour vous faciliter la gestion de votre entreprise. Regarder ces vidéos. Si un problème persiste, ne pas hésiter à nous contacter via le formulaire de contact.

Si la qualité de la vidéo ne vous convient pas, vous pouvez la changer dans les paramètres en bas à droite du lecteur (symbole  du lecteur Youtube). Pour plus d’information cliquez su ce lien : https://support.google.com/youtube/answer/91449?hl=fr

L’import s’effectue en cliquant dans le menu principal sur le bouton ‘Consolidation’ () et ensuite sur le bouton ‘Import’ ().

Principes

Le but de l’import des données est de vous faciliter la tâche d’encodage des transactions dans Pilot4Pro. Il est toujours possible de créer manuellement des transactions dans Pilot4Pro, pour cela consulter la documentation. Le principe de l’import est :

  1. d’importer les données au travers d’un fichier texte (format csv par exemple)
  2. de fournir la description (technique) du fichier. Ainsi Pilot4Pro comprendra comment lire ce fichier. Il est possible de sauvegarder cette description technique pour éviter de devoir toujours l’encoder. 3 informations à définir :
    • Fournir le type de séparateur,
    • Cocher si le fichier contient une entête qui décrirait les champs contenus les fichiers
    • Et Encoder le nombre de lignes dans l’entête
  3. de fournir le lien entre les données attendues dans PilotPro (voir chapitre ‘Données’ ci-dessous) et les données présentes dans le fichier. Il est possible de sauvegarder cette description technique pour éviter de devoir toujours l’encoder.

Les données

Les données à importer dans Pilot4Pro sont de type “Transaction financière”. C’est à dire qu’elles correspondent soit à une dépense, soit à un revenu. Elles peuvent provenir de différents endroits, c’est à dire de votre solution comptable, de votre banque, d’un fichier excel (format csv) … Les données contenues dans ces transactions sont :

  • Compte source : (chaîne de caractères) Identifiant du compte d’entreprise utilisé pour traiter la dépense ou percevoir le revenu.
  • Montant (donnée obligatoire) : (Nombre à 2 décimales) Montant de la transaction.
  • Devise de la transaction : (chaîne de caractères) Devise de la transaction
  • Numéro de la transaction (donnée obligatoire) : (chaîne de caractères) Identifiant unique (sur une année civile) pour laquelle la transaction a eu lieu.
  • Numéro d’extrait : (chaîne de caractères) Numéro d’extrait fourni par votre banque.
  • Date valeur : (par exemple au format DD/MM/YYYY * voir le chapitre en bas de cet article) Date valeur à laquelle la transaction sera attachée.
  • Date d’exécution (donnée obligatoire) : (par exemple au format DD/MM/YYYY * voir le chapitre en bas de cet article) Date à laquelle la transaction a été exécutée.
  • Compte contrepartie (donnée obligatoire) : (chaîne de caractères) Identifiant du compte du bénéficiaire du versement émis ou du donneur d’ordre du revenu perçu
  • BIC de la contrepartie : (chaîne de caractères) Identifiant de la banque (uniquement valable en Europe) de compte de la contrepartie
  • Nom de la contrepartie : (chaîne de caractères) Description de la personne morale ou physique à l’origine ou le bénéficiaire de la transaction
  • Adresse - Rue et numéro : (chaîne de caractères) Rue et numéro de l’adresse de la contrepartie
  • Adresse - Code postal de la localité : (chaîne de caractères) Code postal de l’adresse de la contrepartie
  • Code pays de la transaction : (chaîne de caractères)
  • Libellé de la transaction : (chaîne de caractères) Peut contenir une description de la transaction (par exemple une référence de dossier ou la communication fournie à la banque)
  • Libellé : (chaîne de caractères) Peut contenir une description générale de la transaction (par exemple la raison du versement)

Seules les données suivantes sont obligatoires :

  • Le montant
  • Le numéro de la transaction
  • La date valeur
  • Le compte de la contrepartie

Toutes les autres données sont facultatives. Toutefois leur présence dans Pilot4Pro permettra de fournir des informations utiles soit à la création des automatismes (critère de recherche), soit à la compréhension de la transaction par l’utilisateur.

La configuration de l’import

L’import doit être configuré afin de permettre à Pilot4Pro de comprendre comment lire vos fichiers et interpréter les données. Pour cela 2 grandes étapes pour définir les 2 types de configuration, qui pourront être sauvegarder dans un fichier de configuration pour éviter de devoir les répéter à chaque import :

  1. Configuration pour la lecture du fichier
  2. Configuration pour l’interprétation des données contenues dans le fichier

Remarque : Si vous avez déjà sauvegardé une configuration, sélectionner là, il ne vous restera plus qu’à lire le fichier de transactions à importer.

Configuration de la lecture du fichier

Cette configuration se définit au travers de 3 champs. Ils permettent de définir :

  • Fournir le type de séparateur. Il ne peut être composé que d’un seul caractère (par exemple : ‘;’ ou ‘,’). Dans le cas d’espace, il est prévu de pouvoir indiqué dans le champ la valeur ‘[SPACE]’. Même principe pour la tabulation, il s’agit de la valeur ‘[TAB]’ (les crochets doivent être encodés également). Si la valeur encodée n’est pas prévue par Pilot4Pro, une erreur sera affichée en bas à droite de l’écran. par exemple si 2 caractères sont encodés, l’erreur suivante sera affichée :
  • Cocher si le fichier contient une entête qui décrirait les champs contenus dans le fichier
  • Et Encoder le nombre de lignes dans l’entête qui doivent être ignorées par Pilot4Pro

 

Configuration de l’interprétation des données

Cette configuration s’effectue après celle de la lecture du fichier. L’interprétation des données permettra à Pilot4Pro de comprendre le sens des données contenues dans votre fichier.

Cette configuration s’effectue en 2 étapes :

  • Lecture de la première ligne du fichier : celle-ci s’affichera dans la zone en-dessous du bouton ‘Lire le fichier’. Si la première ligne à lire du fichier ne s’affiche pas correctement, vérifiez votre paramètre de lecture du fichier.
  • Liens entre les données du fichier et celles attendues par  Pilot4Pro : sur base de la première ligne affichée, indiquez le sens de chacunes des données du fichier que voulez retrouver dans Pilot4Pro. Toutes les données ne doivent pas être importées.

L’interprétation des données est fournie à Pilot4Pro en sélectionnant :

  • une donnée dans la liste, à gauche, des champs disponibles
  • et une donnée dans la liste, à droite, de la première ligne lue.

Puis il suffit de cliquer sur le bouton ‘<>’ pour les lier. Une ligne s’affiche alors dans la zone ‘Champs liés’. Si vous souhaitez délier des données, sélectionnez celles souhaitée et cliquer sur le bouton ‘Retirer le champ sélectionné’. La ligne alors disparaît de cette zone.

Sauvegarde des configurations

Lorsque que vous pensez être prêt à importer les données, sauvegardez votre configuration pour ne pas devoir la refaire au prochain import.

Pour cela cliquer sur le bouton ‘Sauvegarder Configuration’ en haut de l’écran.

Une fenêtre s’ouvre à l’écran pour vous demander le nom du fichier à sauvegarder. Attention, sélectionner une configuration existante, afin de joindre les type de configuration.

Le test

Pour éviter de devoir supprimer des données erronées, il est possible d’importer “à blanc” les transactions, c’est à dire sans sauvegarde finale dans la base de données dans Pilot4Pro.

Pour cela, dès que les configurations sont terminées et que la première ligne du fichier est lue, cliquez sur le bouton ‘Tester Import’. Á partir de ce moment-là, 3 situations peuvent se présenter:

  1. Tout se passe bien et un message vous confirmant le nombre de transactions qui pourront être importées. Le message sera sous la forme:
  1. Il ne vous reste plus qu’à importer les données en cliquant sur le bouton ‘Chargement des données’.
  2. Une erreur lors de la lecture du fichier est apparue. Un message de ce type apparaît :

Ce message apparaît lorsque la configuration de lecture du fichier est erronée. Changez-là et tout se passera bien. Si le problème persiste, contactez-nous nous vous donnerons la configuration à mettre en place.

  1. Une erreur lors de la lecture des transactions est apparue. Un message de ce type apparaît :

Ce message apparaît lorsque la configuration de l’interprétation des données est erronée. Changez-là et tout se passera bien. Si le problème persiste, contactez-nous nous vous donnerons la configuration à mettre en place.

L’import

Lorsque le test se déroule bien, il ne vous reste plus qu’à confirmer l’import des transactions. Pour cela cliquez sur le bouton ‘Chargement des données’.

Un message confirmation apparaît :

Vos données sont importées. Elles sont disponibles pour traitement dans l’écran de consolidation. Cliquez sur le bouton  pour continuer.

Conseils d’utilisation

Nous vous conseillons de toujours importer vos données en format CSV (Comma-Separated Value). Ensuite pour visualiser les données de votre fichier, utilisez un éditeur de texte basique. N’utilisez pas Word ou Excel ! Ces outils sont prévus pour formater les données dès l’ouverture du fichier. Ceci dans le but qu’elles apparaissent convenablement à l’écran. Par exemple, Excel changera automatiquement le format de la date. Pour consulter vos données nous vous conseillons de vous munir d’un outil gratuit tel que Notepadd++

Si vous avez un problème lors de l’import, n’hésitez pas à nous contacter ! (via le formulaire de contact)

Annexe - Le format des dates

Le format des dates est un élément assez important pouvant provoquer des erreurs, allant jusqu’à empêcher l’import des données dans Pilot4Pro. Le format obligatoire à prendre en compte (et donc à comprendre par Pilot4Pro lors des imports) est défini dans le menu ‘Configuration’ () de PilotPro. L’intitulé du champ est ‘Format des dates’. Ce format est configuré par défaut à la valeur suivante : dd/MM/yyyy. Les lettres sont à comprendre de la manière suivante :

  • dd : indique le format des jours. Les valeurs pourront être comprises entre 01 et 31.
  • MM : indique le format des mois. Les valeurs pourront être comprises entre 01 et 12.
  • yyyy : indique le format des années. Les valeurs pourront être comprises entre 0000 et 9999.
  • / : est défini le séparateur de date.

Avec ‘dd/MM/yyyy’ la date pourrait être, par exemple : 02/04/2016. D’autres formats sont possibles, comme par exemple : yyyy-MM-dd ou encore dd-MM-yy. Dans ce cas modifiez ce champs avec votre propre format. Ainsi Pilot4Pro pourra comprendre vos fichiers à importer. Pour la définition des formats, voici quelques règles : Les composants de base d’une date sont :

  • Y : correspond à une année
  • M : correspond à un mois
  • D : correspond à un Jour

Les formats spécifiques pour les composants de base sont :

  • yy : définit l’année à deux chiffres, par exmple : 96
  • yyyy : définit l’année à quatre chiffres, par exemple : 1996
  • M : définit le mois à un chiffre pour des mois inférieurs à 10, par exemple : 4
  • MM : définit le mois à deux chiffres, par exemple : 04
  • MMM : définit le mois sur trois lettres (abbréviation) , par exemple : Avr
  • MMMM : définit le mois en toute lettre, par exemple : Avril
  • d : définit le jour à un chiffre pour des jours inférieurs à 10, par exemple : 2
  • dd : définit le jour à deux chiffres, par exemple : 02

Les séparateurs des composants de base :

  • / : barre oblique (slash)
  • . : points
  • - : tiret
  • ‘ ‘ : espace (sans les guillemets)

 

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